Helaas zal je ook ervaren dat dit zelden compleet is; je mist een IBAN nummer, de loonbelastingverklaring is niet volledig ingevuld, of je krijgt een rijbewijs in plaats van een paspoort. Je moet terug naar de klant met aanvullende vragen en de klant gaat weer terug naar de werknemer om informatie op te vragen. Een inefficiënt en tijdrovend proces en ook nog onder tijdsdruk, want jij wil deze nieuwe werknemer graag meenemen in de loonrun van deze maand!
In een iets gunstigere situatie dient de werkgever, jouw klant, een mutatieformulier ‘nieuwe werknemer’ in via Nmbrs. Of misschien voegt de werkgever de nieuwe werknemer helemaal zelfstandig toe. Vergis je niet, hier zitten vooraf ook veel handmatige acties voor jouw klant aan. Jouw klant vraagt namelijk de gegevens nog steeds handmatig op bij de nieuwe werknemer en men is nog steeds bezig om de loonbelastingverklaring en het paspoort te scannen.
Het toevoegen van een nieuwe medewerker aan de salarisadministratie was nog nooit zo gemakkelijk voor werkgever en de salarisadministrateur met de onboarding-functionaliteit in Hubbae!
Efficiënte onboarding in Hubbae in 3 stappen
Stap 1: eenvoudige uitnodiging
In de eerste stap voert de werkgever de naam, het mailadres en mobiel telefoonnummer van de nieuwe werknemer in. De werknemer ontvangt daarop een Whatsapp-bericht en/of een mailtje met een link om gegevens aan te leveren. De werknemer vult deze gegevens in via een beveiligde link, zonder in te loggen. Denk aan de NAW-gegevens, het IBAN-nummer, adresgegevens, maar ook een kopie van zijn paspoort en de keuze in de loonheffingskorting. Als de klant het wenst kunnen er zelfs extra werknemersdocumenten worden uitgevraagd, zoals certificaten, rijbewijzen of een bankpas. Dit stel je per klant in.
Stap 2: de werkgever aan zet
Nadat de werknemer de informatie heeft aangeleverd krijgt de klant bericht om in de tweede stap deze informatie aan te vullen met data over het dienstverband en de arbeidsvoorwaarden. Middels een eenvoudige invuloefening voert de klant de nodige gegevens in. Denk onder andere aan startdatum, functie, afdeling, rooster, salaris, vaste loon- en urencomponenten en eventueel een auto van de zaak. De functionaliteit is zo gebouwd, dat de klant alleen relevante gegevens invoert. Worden er geen afdelingen gebruikt? Dan wordt dit niet getoond. Voert de klant een oproepkracht op, dan wordt er niet om een rooster gevraagd. Zo vult de werkgever alleen de informatie in die benodigd is voor de werknemer, niets te veel, niets te weinig.
Stap 3: opname in salarisadministratie
Zodra de werkgever op de knop verzenden klikt, wordt de werknemer direct aangemaakt in de salarisadministratie in Nmbrs. Als salarisadministrateur ontvang je hier een emailnotificatie van. In Nmbrs vind je de werknemer terug, inclusief de verzamelde documenten zoals de loonbelastingverklaring en het paspoort.
Hubbae is gebouwd door en met Nmbrs-gebruikers. Daarom vind je voor deze functionaliteit in Hubbae nog extra handigheidjes. Denk bijvoorbeeld aan het aanmaken van nieuwe werknemers op basis van defaults uit Nmbrs en het automatische voorstel van het bijtellingspercentage zodra er een auto van de zaak wordt toegevoegd.
Deze functionaliteit zien en ervaren? Vraag via onderstaand formulier een gratis demo aan!